Règlement intérieur

TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES.

Article premier :
Le présent Règlement intérieur est établi conformément à l’article 93des Statuts de la Mutuelle des Douanes qui en fixe les modalités d’application.

Article 2 :
Pour la réalisation de sa mission, la Mutuelle  engage des actions, notamment :

1. la participation au remboursement des frais médicaux (traitement, pharmacie, analyses de laboratoire, lunettes de correction, soins et prothèses dentaires) et d’hospitalisation ;
2. l’évacuation sanitaire ;
3. les coopératives de consommation et d’habitat ;
4. la garantie prévoyance en cas de décès ou d’invalidité ;
5. l’assurance retraite complémentaire ;
6. les activités socio-éducatives (colonies de vacances, centres aérés, kermesses, etc.) ;
7. les secours exceptionnels ;
8. les allocations de prêts  aux membres de la Mutuelle.

Articles 3 :
Les membres de la Mutuelle doivent produire un dossier d’adhésion composé :

1. d’un acte d’état civil ;
2. d’un  état de la situation administrative ;
3. d’une liste des bénéficiaires.

La preuve de la qualité de bénéficiaire incombe au demandeur qui doit produire, à cet effet, toutes pièces justificatives (certificat de vie collectif, certificat de mariage etc.).

Article 4 :
La demande d’adhésion du personnel civil en service dans l’Administration des Douanes est approuvée par le Secrétaire exécutif.

En cas de réponse négative, un recours peut être introduit auprès du Comité de Direction qui statue en premier ressort.

Les décisions du Comité de Direction en la matière pourront être portées devant le Conseil d’Administration qui statuera, le cas échéant, en deuxième et dernier ressort.

Article 5 :
Le prix de la carte de membre est fixé à cinq mille (5000) francs CFA.

Article 6 :
Les modifications intervenues dans les situations administrative et civile des membres et bénéficiaires doivent  être portées à la connaissance de la Mutuelle dans un délai de trois mois.

Article 7 :
L’Administration des Douanes met à la disposition de la Mutuelle des locaux, véhicules et  chauffeurs.

TITRE II : Administration et fonctionnement.

Article 8 :
Les organes de la Mutuelle sont :

1. l’Assemblée Générale ;
2. le Conseil d’Administration ;
3. le Comité de Direction ;
4. le Secrétariat exécutif.

Article 9 :
Les sièges des Administrateurs élus par l’Assemblée Générale sont répartis selon les modalités suivantes :

1. deux (02) Inspecteurs, Officiers ou Assimilés, élus sur une liste de dix candidats au maximum ;
2. trois (03) Contrôleurs, Sous-officiers ou Assimilés, élus sur une liste de dix candidats au maximum ;
3. trois (03) Agents de Constatation, Agents Brevetés ou Assimilés, élus sur une liste de dix candidats au maximum ;
4. quatre (04) Préposés ou Assimilés, élus sur une liste de vingt candidats au maximum.
5. Un (01) retraité élu sur une liste de cinq candidats au maximum.

La limitation des candidatures se fait par désistement ou par tirage au sort.

Le renouvellement des mandats doit s’effectuer au plus tard un mois avant leur date d’expiration.

Article 10 :
En cas d’égalité de suffrage et d’âge des membres élus du Conseil d’Administration, est élu le plus ancien dans le grade le plus élevé. Dans tous les autres cas, il est procédé à un tirage au sort.

Article 11 :
Les membres élus du Conseil d’Administration peuvent être déclarés démissionnaires d’office de leurs fonctions en cas d’absence sans motifs valables à trois séances consécutives ou pour faute grave, reconnue comme telle par le Conseil.

Article 12 :
Le Président du Conseil d’Administration est l’autorité morale de la Mutuelle. Il est chargé de veiller au respect de son orientation.

Article 13 :
Les trois Administrateurs membres du Comité de Direction sont élus à la majorité absolue. En cas de partage des voix, celle du Président  du Conseil d’administration est prépondérante.

Article 14 :
Le Secrétariat exécutif de la Mutuelle est dirigé par un Secrétaire exécutif élu par le Conseil d’Administration conformément à l’article 27 des statuts.
Il est secondé dans sa tâche par un Secrétaire permanent,qu’il désigne parmi les membres de la Mutuelle, après avis favorable du Conseil d’Administration et appel à candidature en interne.

Le Secrétaire permanent a sous son autorité l’ensemble des services suivants :

1. le Secrétariat ;
2. le Service des prestations et des affaires sociales;
3. le Service des activités mutualistes et immobilières ;
4. le Service des finances et de la comptabilité ;
5. le Service de la communication ;
6. le Service informatique ;
7. la Cellule de soutien.

Le Secrétariat exécutif détermine les fonctions dévolues à ces différents services.

Article 15 :
Le Secrétaire exécutif siège au Conseil d’Administration et au Comité de Direction avec voix consultative.

Article 16 :
La révocation du Secrétaire exécutif est prononcéepar le Conseild’Administration en cas de faute grave et après avis motivé au Directeur général des Douanes.

Au préalable, le Secrétaire exécutif est mis en demeure de s’expliquer, par écrit, sur les faits qui lui sont reprochés dans un délai de quinze (15) jours  à partir de la date de la notification de la mise en demeure.

Article 17 :
Le Secrétaire permanent tient lesregistresde la Mutuelle, les procès verbaux du Secrétariat exécutif et les archives. Il s’occupe du bon fonctionnement des services  de la Mutuelle.

Il est chargé de la diffusion des informations et de la liaison administrative avec les Cellules régionales.

Il agit sous les directives du Secrétaire exécutif et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement.

Article18 :
Tout membre est inscrit sur unregistre d’immatriculation suivant un ordre chronologique et dans une série ininterrompue.

Ce registre est coté et paraphé  par le Secrétaire exécutif.

Chaque membre dispose d’une fiche d’adhérent dûment remplie et signée par lui-même.

Ce document est versé à son dossier après vérification de l’exactitude des renseignements y contenus.

Un livret individuel de santé est délivré par la Mutuelle. Il est revêtu du visa du Médecin conseil de la Mutuelle.

Article 19 :
Dans chaque région, en dehors de celle du siège de la Mutuelle, il est mis en place une Cellule régionale conformément aux dispositions de l’article 40 des Statuts.

Article 20 :
Chaque Cellule régionale peut recevoir délégation de certaines activités de la part du Secrétariat exécutif et sous sa responsabilité.
La Cellule régionale devra rendre compte de toutes ses activités. Elle est notamment chargée d’aider les agents à préparer leurs dossiers destinés à la Mutuelle.

Article 21 :
La Cellule régionale est composée de  six (06) membres.

Elle est dirigée par :

1. soit un Délégué en activité désigné par le Secrétaire exécutif sur proposition de l’autorité douanière régionale compétente ;
2. soit par un membre de la Mutuelle à la retraite, Délégué ou non, demeurant dans la région concernée, volontaire et disponible, désigné, à sa demande, par le Secrétaire exécutif.

Les cinq membres restants sont désignés par le Secrétaire exécutif, sur une liste de candidats, membres de la Mutuelle en service dans la région ou à la retraite y demeurant, proposée par l’autorité douanière régionale compétente ou à défaut par le dirigeant de la Cellule régionale.

TITRE III : Organisation financière de la Mutuelle. 

Article 22 :
La cotisation mensuelle est fixée à :

1. sept mille cinq cent (7 500)  francs  CFA pour  les agents de la hiérarchie A et assimilés ;
2. cinq mille (5 000) francs CFA pour  les agents de la hiérarchie B et assimilés ;
3. trois mille cinq cent (3 500) francs CFA pour  les agents de la hiérarchie C et assimilés ;
4. deux mille (2 000) francs CFA pour les agents de la hiérarchie D et assimilés.

Pour les retraités, cette cotisation est égale à la moitié du montant de la cotisation exigible des membres de leur corps d’origine en activité.

Article 23 :
Les réductions de taux de cotisation pouvant survenir dans les conditions fixées par l’article 53 des Statuts, ne peuvent dépasser 50% des montants fixés par l’article précédent.

L’augmentation des taux de prise en charge envisagée dans les mêmes conditions, fera l’objet d’une décision du Conseil d’Administration sur un rapport circonstancié du Secrétaire exécutif.
Article 24 :
Les dons et legs sont accordés  à la Mutuelle sans contrepartie .Ils doivent être approuvés par le Président du Conseil d’Administration.

Article 25 :
Les prestations fournies par la Mutuelle obéissent aux règles suivantes :

1. le membre doit mettre la Mutuelle en mesure de procéder au contrôle de l’effectivité des interventions pour lesquelles la prestation est demandée. A cet effet, un bulletin d’informations est tenu à sa disposition et permet de déclencher éventuellement le contrôle. En cas d’urgence, il en est dispensé ;
2. une  feuille de maladie est délivrée au membre  en cas de maladie survenue soit à lui-même soit à l’un de ses ayants droit. Ce document reprend tous les éléments d’identification du bénéficiaire. Il est présenté en même temps que la carte d’adhérent ou la carte d’identité de l’ayant droit  au médecin traitant. Ce dernier y porte l’acte médical et la délivrance  d’une ordonnance ;en cas d’urgence, une attestation du médecin sera fournie pour tenir lieu de feuille de maladie. La feuille de maladie est personnelle et ne peut faire l’objet de cession ou de réutilisation ;
3. dans le cas de certaines interventions, dont la liste est complétée par le Médecin conseil et approuvée par le Conseil d’Administration (cure et convalescence, soins et prothèse dentaire, orthodontie, soins spéciaux, achats d’appareils et accessoires, achats de produits pharmaceutiques etc.), un accord préalable du Secrétaire exécutif est nécessaire. A cet effet, un formulaire d’entente préalable est mis à la disposition du membre ;
4. en cas d’urgence dûment justifiée, la Mutuelle peut honorer la demande de prestation totalement, partiellement, ou la rejeter ;
5. les praticiens doivent figurer sur une liste de prestatairesde service agréés par la Mutuelle. Cette liste est établie par le Secrétaire exécutif. Elle peut être complétée sur la demande des intéressés. En cas d’insatisfaction, le Secrétaire Exécutif  peut procéder d’office au retrait du praticien de la liste des agréés.

Article 26 :
Les opérations financières relatives  au fonctionnement de la Mutuelle sont réalisées  selon les modalités suivantes :

1. lorsque la demande de prestation est accordée, il est émis un « ordre de dépenses » signé par le Secrétaire exécutif ; ce document sert également à procéder au règlement des honoraires et factures.
2. les recettes de la Mutuelle font l’objet d’un ordre de recettes revêtu des mêmes signatures.

Article 27 :
Les opérations financières de la Mutuelle sont soumises à un contrôle a priori du Secrétaire exécutif  portant sur la régularité budgétaire et comptable et sur l’existence des crédits.

Article 28 :
En cas dépenses effectuées sans engagement préalable, les pièces justificatives doivent être soumises au visa du Président du Conseil d’Administration avant la comptabilisation.

Article 29 :
Tous les chèques de règlement des prestations et les bons de commande pour les acquisitions de la Mutuelle sont signés par le Secrétaire Exécutif et le Président du Conseil d’Administration.

Article 30:
Les acquisitions de la Mutuelle sont soumises aux conditions suivantes :

1. celles inférieuresà deux  millions (2 000 000) de francs CFAsont faites de gré à gré ;
2. celles comprises entredeux et cinq millions francs CFAsont soumises à une consultation ;
3. celles supérieures à  cinq  millions (5.000.000) francs font l’objet d’un appel d’offres.

Les dépouillements sont faits sous la présidence du Secrétaire permanent au sein d’une Commission composée :

-d’un Délégué  des Inspecteurs, Officiers et assimilés ;
– d’un Délégué des Contrôleurs, Sous-officiers et assimilés ;
– d’un Délégué des Agents de constatation, Agents brevetés et assimilés ;
– d’un Délégué des Préposés et assimilés ;
– d’un Délégué des retraités ;
– du Chef du service des Finances et de la comptabilité ; 
– du ou des chefs de service concernés.

Les Délégués ci-dessus sont désignés en Assemblée générale.

Article 31 :
Le remboursement des frais de déplacement, de séjour, engagés dans l’intérêt de la Mutuelle par les Administrateurs, ne peut s’effectuer que sur justification et après accord préalable du Secrétaire exécutif.

Article  32 :
Les rémunérations et primes du personnel de la Mutuelle sont fixées par le Conseil d’Administration  sur proposition du Secrétaire exécutif.

Article 33:
Les prêts accordés au titre du Fonds de crédit sont concédés aux membres de la Mutuelle au taux de 4%.

Ils peuvent financer des prêts :

• équipement, d’un montantne pouvant pas dépasser un million (1 000 000) de francs CFA ;
• immobiliers, d’un montant compris  entreun million (1 000 000) et trois millions (3 000 000)  de francs CFA;
• autres, d’un  montant qui ne peut excéder cinq millions (5.000.000) de francs CFA.

Ces prêts sont garantis par le produit du  travail supplémentaire commercial (TSC) du membre, son épargne au Fonds de solidarité et par toute autre garantie acceptée par la Mutuelle.

Article  34 :
Ne peuvent bénéficier des prêts au titre du Fonds de crédit que les membres  qui ont un niveau d’endettement raisonnable au regard des prestations de la Mutuelle, conformément à la réglementation en vigueur.

Article  35 :
Pour bénéficier d’un crédit, le membre doit remplir un dossier de demande de crédit à déposer au Secrétariat exécutif.

Lorsque le montant du prêt sollicité n’excède pas 1.500.000 francs CFA, le Secrétaire exécutif est compétent pour connaître de l’examen de la demande après avoir procédé aux vérifications nécessaires, notamment celles relatives à la solvabilité du requérant.

Au-delà de ce montant, les demandes de prêt sont soumises à l’examen d’une commission dénommée Cellule de prêt.

La Cellule de prêt est présidée par le Secrétaire exécutif et comprend :

– deux (02) représentants du Conseil d’Administration ;
– deux (02) représentants du Comité  de gestion du Fonds de solidarité.

Elle se réunit en tant que de besoin, sur convocation de son Président.  

Article  36 :
Les remboursements des sommes prêtées se feront mensuellement sur :

1. le travail supplémentaire commercial (TSC) ;
2. la deuxième moitié du fonds commun ;
3. le salaire, sans excéder le tiers des revenus réglementairement cessibles ;
4. et/ou toute autre garantie acceptée par la Mutuelle.

Ils porteront sur une durée de 12 à 84 mois.

Article 37 :
Le règlement des litiges et différends portant sur l’allocation ou le remboursement des prêts s’opère, en cas d’échec de la procédure de règlement à l’amiable et après avis de la tutelle, par les voies de droit appropriées  régissant les associations.

Article 38 :
Le trésorier est chargé de tenir les documents comptables notamment :

1. le journal des recettes et dépenses ;
2. le registre des chèques émis ;

TITRE IV : Dispositions diverses.

Article 39 :
Le bénéfice des prestations mutualistes est conservé en cas de détachement, suspension, disponibilité ou service sous les drapeaux à condition de remplir les obligations vis-à-vis de la Mutuelle (cotisations, cession d’au moins de la moitié du fonds commun, respect des dispositions des Statuts et du Règlement Intérieur).

Article 40:
Conformément à l’article 95 des Statuts, la procédure d’exclusion d’un membre de la Mutuelle est fixée ainsi qu’il suit :

1. notification au membre concerné du motif de l’exclusion éventuelle par le Secrétaire exécutif ;
2. délai de quinze (15) jours accordé à l’intéressé pour produire sa défense ;
3. examen des arguments de l’intéressé par le Comité de Direction après expiration de ce délai et prise de décision ;
4. En cas d’exclusion, un recours suspensif devant le Conseil d’Administration est ouvert à l’intéressé dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision d’exclusion.

Le Conseil d’Administration statue en dernier ressort.

Article 41 :
Après la perte de la qualité de membre, la réadmission peut intervenir dans les conditions suivantes :

1. demande expresse de l’intéressé adressée au Comité de Direction après avis du Secrétaire exécutif ;
2. le Conseil d’Administration statue définitivement après un rapport circonstancié du  Comité de Direction ;
3. En cas de réadmission, le membre fera l’objet d’une nouvelle immatriculation.

Article 42 :
Pour les besoins du contrôle médical ou de gestion, l’accès aux documents de la Mutuelle est accordé  aux contrôleurs conformément aux articles 44, 45 et 46 des Statuts

TITRE V :   Dispositions finales.

Article 43 :
Le présent Règlement intérieur ne peut être modifié que par le Conseil d’Administration et suivant les modalités fixées par l’article 34 des Statuts.

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Fait à Dakar, le 14 juillet 2012

Le Président du Conseil d’Administration

Ismaïla SIDIBE